PENERAPAN LEAN SERVICE PADA PROSES PELAYANAN PENERBITAN AKTA KELAHIRAN (Studi Kasus: Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota X)

Abstrak

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota X merupakan salah satu penyelenggara pelayanan publik di Kota X yang bertugas untuk mencatat serta menerbitkan akta kelahiran, akta perkawinan, akta perceraian, akta kematian, akta pengakuan anak, kartu keluarga, dan surat pindah. Pelayanan penerbitan akta kelahiran merupakan salah satu bentuk dari pelayanan publik yang sering mengalami permasalahan. Berdasarkan studi pendahuluan terhadap proses penerbitan akta kelahiran, ditemukan beberapa permasalahan seperti prosedur pelayanan, yang melibatkan waktu tunggu warga untuk meng-entry data dan waktu tunggu berkas untuk diproses. Waktu tunggu tersebut merupakan salah satu waste yang mengakibatkan proses pelayanan menjadi tidak efisien. Penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi proses pelayanan penerbitan akta kelahiran di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota X dan memberikan usulan perbaikan kinerja terhadap pelayanan publik yang diberikan dengan menerapkan konsep lean service. Metode Value Stream Mapping (VSM) digunakan untuk memetakan aktivitas-aktivitas pada proses pelayanan yang bersifat Value Added (VA), Non Value Added (NVA), dan Necessary but Non Value Added (NNVA). Selanjutnya dilakukan pemetaan secara detail proses pelayanan serta mengurangi waste yang terjadi pada proses pelayanan dengan metode Value Stream Mapping Tools (VALSAT). Tahap berikutnya menganalisis risiko kritis yang mengakibatkan waste terjadi pada proses pelayanan dengan menggunakan metode Failure Mode and Effect Analysis (FMEA). Faktor-faktor terjadinya waste dan risiko kritis selanjutnya dianalisis dengan metode Fault Tree Analysis (FTA) untuk memperoleh basic event sehingga diperoleh usulan rekomendasi perbaikan. Berdasarkan hasil pengolahan data yang telah dilakukan, proses pelayanan penerbitan akta kelahiran di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota X berkurang sebesar 77%, yang awalnya 5,0550 hari menjadi 1,1829 hari secara rata-rata. Selain itu aktivitas pada proses pelayanan penerbitan akta kelahiran juga berkurang sebesar 34%, yang awalnya terdiri dari 41 aktivitas menjadi 27 aktivitas. Hal tersebut dilakukan dengan cara meminimalisir proses yang bersifat NVA. Penerapan lean service dapat membantu mereduksi waktu proses pelayanan penerbitan akta kelahiran di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota X dengan cara mengeliminasi waste yang terdapat pada proses pelayanan